Базовые функции учета, с которых начинается порядок в магазине

Учёт в магазине — это процесс фиксации, контроля и ведения номенклатуры товаров, которые находятся на складе и доступны для продажи. Учёт состоит из нескольких этапов: оприходование количества, установление наценки и стоимости товаров, продажа, перемещение, возврат, приём новых партий товаров от поставщиков. Это базовые этапы учёта.

Приход товара — старт учёта.

Оприходование или приход товара — это процесс идентификации и внесения товара в единую систему учёта. Это первый шаг, с которого начинается автоматизация и порядок в магазине. Зная, сколько единиц продукции поступило от поставщика, предпринимателю легче вести дела, ведь всё посчитано и упорядочено.

Для эффективного управления складом важно вести учёт товаров, что позволяет контролировать их движение и расходы. Это необходимо для точного учёта запасов. Кроме того, ведение учёта помогает анализировать спрос потребителей, что обеспечивает грамотное планирование закупок и предотвращает ненужные расходы на товары, которые не пользуются популярностью.

В конечном итоге, учёт в магазине поможет избежать дефицита товара в период активного сезона или проведения акции.

На сегодняшний день в Украине существует множество компаний, которые предлагают услуги по автоматизации торговли, в том числе по складскому учёту. Их внедрение в работу торговой сети способствует более эффективному управлению и построению стабильного и конкурентоспособного бизнеса.

Программа для учёта товаров в магазине Торгсофт помогает владельцу вести учёт ассортимента правильно и системно. С помощью торгового оборудования этот процесс ускоряется в несколько раз по сравнению с ручным вводом товаров.

Зачем автоматизировать учёт ассортимента товаров и услуг?

Программа учёта — это своего рода центр, в который поступает, обрабатывается и хранится вся информация о товарах, продажах и прибыльности бизнеса.

Приём товара в маленьком магазине, когда всё считают вручную, может длиться от нескольких дней до недели. Это связано с тем, что приходится самостоятельно проверять каждый товар, сверять количество и искать ошибки, если они возникают.

Когда в магазине есть программа для учёта товаров, такая как Торгсофт, всё становится намного проще и быстрее — можно быстро просканировать штрихкод, внести информацию о товарах, отслеживать, сколько товара осталось на складе. Это позволяет завершить приём товара в течение 1 рабочего дня.

Автоматизация учёта товаров и услуг важна по нескольким причинам:

• Эффективность работы. Торгсофт ускоряет внесение новых товаров и их поиск при продаже с помощью сканера штрихкодов; позволяет правильно промаркировать товар и внести необходимые данные — специфические характеристики товара, коды ТН ВЭД ЕАЭС, и другие.
• Точность информации. Программа предоставляет актуальные данные о наличии товаров, их ценах и себестоимости, учитывая затраты на доставку.
• Контроль запасов. Система отслеживает, сколько товаров осталось на складе и сколько продано, какая цена закупки, наценка и цена продажи.
• Управление движением товаров. Софт для учёта контролирует перемещение товаров — от поставщика или производителя на склад, со склада в магазин, из магазина к покупателю.
• Финансовая гибкость. Автоматизированная учётная система позволяет быстро переоценивать товары, особенно при закупке в валюте, автоматически конвертируя цены при изменении курса.
• Анализ и планирование. Программный продукт помогает анализировать продажи, формировать отчёты, планировать закупки и маркетинговые мероприятия.
• Интеграция с интернет-магазинами. Торгсофт упрощает создание прайс-листов и экспорт товаров на маркетплейсы, в интернет-магазин; обработку интернет-заказов и синхронизацию с почтовыми сервисами для отправки товаров. С помощью решения «Онлайн Маркет» в Торгсофт интернет-магазин можно создать за 1 день.
• Отчётность и документооборот. Программное обеспечение автоматизирует создание счетов, расходных и товарных накладных; автоматически формирует счета-фактуры.

Как вести учёт товаров в магазине? Этапы оприходования.

Процесс оприходования товара можно условно разделить на несколько этапов:

1. Создание приходной накладной.

Новый товар, поступивший на склад, необходимо добавить в приходную накладную. В ней указываются данные о поставщике и производителе, условия поставки товара (номер накладной, процент предоставленной скидки, который автоматически рассчитывается при установке цены продажи, способ оплаты поставщику за товар), НДС к закупочной цене товара, валюта поставки и другие параметры.

2. Добавление товара на склад.

Добавить товары в созданную приходную накладную можно несколькими способами:

• Просканировав штрихкод товара производителя с помощью сканера штрихкодов. Если товара нет в базе, необходимо создать новую карточку.
• Импортировав Excel-файл от поставщика в программу учёта.
• Загрузив товары с помощью терминала сбора данных.

3. Заполнение карточки товара

Чтобы создать новую карточку товара, необходимо:

• Определить вид или категорию товара, выбрав соответствующий раздел в справочнике с деревом видов товаров.
• Задать название товара, которое должно совпадать с каталогом в вашем интернет-магазине или соответствовать запросам клиентов.
• Выбрать страну, производителя, торговую марку.
• Для определённых категорий товаров указать дополнительные характеристики: коллекцию, цвет, материал, размер, пол, сезон и другие параметры.
• Добавить описание, артикул и фото товара.

Количество характеристик зависит от настроек вида товара. Например, для обуви «Материал» — важная характеристика, а для продуктов питания — нет.

4. Ценообразование и печать этикеток

При добавлении товаров в приходную накладную можно установить закупочную цену, розничную цену и наценку.

После ввода всех необходимых данных о товаре программа автоматически сгенерирует уникальный штрихкод и сформирует этикетки, которые можно сразу распечатать и наклеить на продукцию.

Как упростить процесс управления складом?

Приём товаров на склад не такой сложный, как может показаться на первый взгляд. Процедура зависит от размера бизнеса, типа и количества товаров, а также индивидуальных потребностей компании.

Сканирование штрихкодов и отслеживание запасов в программе учёта Торгсофт значительно упрощают процесс приёма товаров и уменьшают объём ручной работы.

Для этого на начальном этапе автоматизации необходимо приобрести базовое торговое оборудование — сканер штрихкодов и принтер этикеток.

Зачем нужен сканер штрихкодов?

С помощью сканера продавец сканирует штрихкод на этикетке товара, мгновенно находит его в учётной системе и добавляет в продажу. Нет необходимости записывать факт продажи в тетрадь или искать товар в базе вручную.

Сканер помогает в управлении товарооборотом:

• Повышение точности. Сканер снижает ошибки при подсчёте товаров, исключает необходимость ручного ввода данных и делает учёт более точным.
• Управление запасами. Сканирование штрихкодов помогает владельцам магазинов контролировать товарооборот: при оприходовании, продажах, возвратах, инвентаризации.
• Списание товаров. Сканеры позволяют точно списывать устаревшие или повреждённые товары в системе учёта, что помогает предотвратить махинации и непредвиденные недостачи.
• Переоценка товаров. Сканеры используются для быстрой переоценки товара: просканировали товар → обновили цену в системе учёта → напечатали новый ценник → промаркировали товар.
• Учёт клиентов. Сканер применяется для считывания штрихкодов на дисконтных картах клиентов, подарочных сертификатах, автоматически применяя скидки при продаже.
• Обслуживание клиентов. Сканер ускоряет обработку покупок на кассе, что сокращает очереди.

Зачем нужен принтер этикеток?

Принтеры этикеток печатают на самоклеящихся этикетках информацию о товарах и штрихкоды для их маркировки, упаковки, складского учёта и хранения. Они выполняют следующие функции:

• Создание профессиональных этикеток. Принтер позволяет быстро создавать качественные, читаемые этикетки. Чем более детальная информация о товаре, тем привлекательнее он становится для покупателя.
• Точность информации. С помощью программы учёта Торгсофт принтер печатает всю необходимую информацию о продукте: его характеристики, цену, штрихкод, дату изготовления, срок годности, логотип бренда и другие данные, необходимые для идентификации товара.
• Эффективность управления запасами. Этикетки со штрихкодами упрощают отслеживание товаров, автоматизируют анализ продаж и поиск товаров на складах.
• Скорость оприходования и переоценки. Принтеры этикеток быстро печатают большое количество этикеток, что экономит время при переоценке и оприходовании товара, особенно если у товара отсутствует штрихкод производителя.

Какое кассовое оборудование нужно для учёта товаров?

Торговое оборудование используется на всех этапах технологического процесса: транспортировка, хранение товаров, продажа и расчёт за услугу. Оно влияет на удобство, комфорт, скорость и качество обслуживания.

По данным Google Market Finder:

• 40% клиентов выбирают конкурента компании, если он славится отличным обслуживанием.
• 63% компаний планируют увеличить расходы на отдел обслуживания клиентов.
• 70% впечатлений от покупки связаны с отношением к покупателю.
• 86% клиентов готовы заплатить до 25% больше за лучшее обслуживание.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов увеличивает поток клиентов, сокращает расходы бизнеса и исключает ошибки в учёте и продажах.

Для того чтобы начать базовый учёт в магазине, достаточно приобрести базовый комплект:

1. Сканер штрихкодов
2. Принтер этикеток
3. Принтер чеков
4. Программу учёта Торгсофт

Специалисты Торгсофт могут проконсультировать наших клиентов, а также настроить оборудование для работы с программой Торгсофт.

Учёт продаж в магазине

После оприходования партии товаров начинается самый важный этап учёта — продажи. Чтобы каждая транзакция была зафиксирована, а владелец не терял деньги из-за ошибок и махинаций персонала, необходима надёжная система контроля.

Учёт продаж в программе позволяет:

• Продавать товары на кассе и в интернет-магазине.
• Создавать счета и выписывать расходные накладные.
• Импортировать оплаты из банковских выписок.
• Вести учёт в нескольких валютах.
• Принимать оплату за товар наличными, безналичными и смешанными способами.
• Проверять остатки денежных средств по кассам.
• Принимать оплату клиентов из интернет-магазина или маркетплейса.
• Резервировать товар.
• Вносить предоплату по счёту и многое другое.

Также благодаря программному учёту можно делать возврат товара по чеку или с помощью ручного поиска по предыдущим продажам.

Чтобы магазин работал стабильно и без лишних затрат времени владельца, важно вести учёт. Основные шаги: оприходовать новые товары, определить их цену, продать, проверить остатки, иногда оформить возврат или перевезти товар между торговыми точками.

Чтобы выполнять эти процессы быстро и без ошибок, нужна система учёта, такая как Торгсофт. Она позволяет легко сканировать товары, автоматически рассчитывать цены и вести отчёты о продажах.

Всё это необходимо, чтобы вы могли контролировать работу магазина, быстро обслуживать покупателей и не терять деньги из-за ошибок.

Автоматизация — это ваш помощник, который позволяет сосредоточиться на главном: продажах и развитии бизнеса.