Информационная безопасность магазина

Вопрос безопасности — один из главных стимулов автоматизации. Предприниматели хотят контролировать продавцов, делегировать работу с товарами, управлять магазином из любой точки и в любой момент посмотреть, что происходит в торговой точке. Вручную, с тетрадью и калькулятором, сделать это крайне сложно.

В этой статье мы рассмотрим 5 основных проблем информационной безопасности в магазине и дадим 30+ практических советов, как их решить.

Чего боятся предприниматели?

Страх №1. Потеря базы данных

Когда учёт ведётся в тетради — мало кто заботится о безопасности информации: тетрадь легко потерять, забыть на видном месте, записи в ней неструктурированы и не представляют особого интереса.

Как только в магазине внедряется автоматизация, порядок и правильный учёт — ценность данных резко возрастает.

Потерять базу данных обидно потому что:

на её наполнение уходят колоссальные усилия и месяцы кропотливой работы;
в базе содержится бесценная, упорядоченная информация о поставщиках, посредниках, клиентах и всех взаиморасчётах с ними;
история торговли необходима для анализа эффективности бизнеса.

Что может произойти с базой данных

Кража информации со стороны персонала, бизнес-партнёров или злоумышленников.
Умышленное искажение информации: удаление или изменение.
Внезапные проверки контролирующих органов и доступ к базе.
Вирусы-шифровальщики.

Как защитить базу данных

Регулярно архивируйте базу данных на внешний носитель или в облако. Это важный ежедневный бизнес-процесс и единственный надёжный способ восстановить информацию при необходимости. В Торгсофт можно настроить автоматическое одностороннее архивирование с помощью опции «Архив в облако».
Настройте ограничения по ролям: запретите сотрудникам просматривать информацию о клиентах или поставщиках. В Торгсофт можно полностью закрыть доступ к списку клиентов, запретить сохранение и экспорт информации, скрыть контактные данные клиентов и посредников.
Запретите запуск посторонних приложений на сервере с учётной программой. Неосторожность и неопытность, случайный клик по рекламному баннеру и запуск неизвестного файла могут занести на сервер вирус, который зашифрует базу данных и потребует выкуп.
Установите надёжные пароли для доступа к серверу и к программе Торгсофт. Не записывайте пароли на бумажках и не сообщайте их никому.

Страх №2. Распространение конфиденциальной информации

Язык мой — враг мой. Чаще всего чувствительную, важную для бизнеса информацию распространяют сотрудники, родственники или сам владелец бизнеса. Как правило, это происходит непреднамеренно, неосознанно или по неосторожности.

Чем может навредить излишняя откровенность

о ваших успехах или неудачах могут узнать конкуренты и навредить бизнесу;
информация может быть передана проверяющим органам;
распространение слухов и сплетен, наносящих ущерб репутации;
использование информации для обмана, приёмы социальной инженерии.

Как защитить конфиденциальную информацию

Фильтр окружения. Не всем нужно участвовать в совещаниях. Обсуждайте дела только с теми, кто влияет на выполнение задачи и должен быть в курсе.
Не делитесь с сотрудниками лишней информацией, без которой они спокойно могут выполнять свои обязанности. Продавцы обладают острым слухом, анализируют и распространяют информацию на своё усмотрение.
Используйте программу учёта. Открывайте доступ только к тем данным, которые соответствуют должности сотрудника. Например, отчёт по кассе за день можно показывать всем продавцам, а вот остатки на складе или результаты инвентаризации — только администратору.
Закрывайте дверь, если обсуждаете что-то по телефону с партнёрами по бизнесу или личные дела.
Не публикуйте сканы учредительных документов на сайте — мошенники используют их для обмана, прикрываясь вашим именем.
Если вы активны в соцсетях — ограничьте доступ к личной информации. По открытым данным, друзьям, фотографиям и локациям несложно узнать, где находится предприниматель, кто его сотрудники и какой образ жизни он ведёт.

Торгсофт — десктопная система, она установлена на вашем компьютере, и полный доступ к программе есть только у владельца бизнеса.

Преимущество Торгсофт в том, что контроль над информацией находится в руках владельца бизнеса: если нужно отключить компьютер, закрыть доступ к программе — достаточно подойти к рабочему месту.

Какие данные передавать в налоговую — решает сам предприниматель: отчёты формируются вручную владельцем или бухгалтером для экспорта в программы для подачи отчётности.

Страх №3. Потеря контроля над ситуацией

Неприятно, когда события в магазине развиваются по непредсказуемому сценарию и за спиной у руководителя: обман, мошенничество, искажение данных. Мы писали о махинациях продавцов и о том, какие меры помогут защитить бизнес.

Как контролировать продажи и действия сотрудников

Все действия сотрудников фиксируются.
При правильной настройке ролей сотрудники не смогут изменить или удалить информацию.
В спорной ситуации программа точно покажет, кто прав.
Программа контролирует начало и конец смены. Если предприниматель в отъезде, он не может лично проконтролировать открытие магазина. Каждый продавец после прихода на работу должен зарегистрироваться в программе. Система может автоматически напечатать на чековом принтере чек прихода на работу с точным временем, ФИО сотрудника и названием магазина. Такие чеки легко проверить и использовать, например, при расчёте зарплаты или премии.
Точечный контроль. Не нужно следить за каждым шагом. Достаточно периодически анализировать отчёты, расходы, взаиморасчёты, расхождения закупочных цен. Задавайте вопросы в случае несоответствий.

Страх №4. Потеря управления бизнесом

В эпоху цифровизации право собственности на бизнес — это не только уставные документы.

Как не потерять контроль над бизнесом

Доступ к админке сайта или интернет-магазина (ссылка, логин и пароль).
Домен зарегистрирован на владельца бизнеса.
Программа учёта зарегистрирована на владельца бизнеса.
Логин и пароль от Google-аккаунта, где настроена реклама, зарегистрирован бизнес в Google Мой бизнес.
Полный доступ и права администратора в соцсетях.
Права администратора на сервере. Не выдавайте права администратора другим пользователям.
Если Торгсофт размещён на виртуальном сервере — доступ к панели управления VPS.
Телефонные номера, зарегистрированные на имя владельца бизнеса.
Доступ к сервисам для бизнеса — телефония, SMS-рассылки, email-рассылки.
Финансовые номера и доступ к интернет-банкингу. Сотрудников подключайте как Доверенных лиц. Если нужно — дайте возможность только проверять поступления через интернет-банк, используя, например, функцию Торгсофт «Банковские выписки по счетам».

Страх №5. Потеря доверия

Разочарования в людях неизбежны. Чтобы разочаровываться реже — лучше перестраховаться.

Как не дать себя обмануть

Прежде чем нанимать сотрудника — узнайте о нём у бывшего работодателя; посмотрите активность кандидата в соцсетях.
Прежде чем подписывать счета, акты, накладные, доверенности, договоры — внимательно читайте документы. Проверяйте контрагентов, реквизиты, данные в реестре, номера телефонов через поиск.
Спрашивайте клиентов. Отзывы — точный индикатор состояния бизнеса. Если жалуются — реагируйте, пока слабые процессы или небрежный сотрудник не испортили репутацию.
Обучайте сотрудников. У персонала должны быть инструкции и понимание, как действовать в нестандартной ситуации, чтобы не действовать наугад.

На тему информационной безопасности написано много книг, но применение этих рекомендаций поможет существенно снизить риски и сделать бизнес практически неуязвимым.