Какую программу учета выбрать?

Современные программы учета предоставляют владельцам бизнесов разнообразные функции. Их внедрение в повседневную работу способствует быстрому решению задач и усиливает общую производительность компании.

Правильное программное обеспечение не только оптимизирует процессы учета товара или склада, но и позволяет предпринимателям лучше планировать деятельность.

В Казахстане есть немало компаний, которые продают учетные системы. Однако не все они предлагают необходимый функционал для комплексной автоматизации торговли, и мало кто является разработчиком программ.

Лицензионная украинская программа учета, разработанная специалистами как универсальная ERP-система для автоматизации торговли, интернет-магазинов, производств, складов, сферы услуг, — это программа учета Торгсофт.

Почему стоит выбрать Торгсофт для ведения собственного бизнеса?

10 функций программы учета товара и склада

1. Управление складскими запасами

Программа учета — это ключевой инструмент для управления товарными запасами. Она автоматизирует процессы от закупки до продажи, уменьшая потребность в ручной работе. Благодаря программе, можно в любое время просмотреть актуальную информацию о запасах, что помогает быстро реагировать на изменения в спросе и оптимизировать работу склада.

В программе хранится вся необходимая информация о товаре, в ней можно отследить круговорот товара — от поставщика или производителя до потребителя.

Функция управления запасами помогает компаниям избежать дефицита или избытка товаров на складе. Система учета фиксирует уровни запасов и автоматически рекомендует заказ новых партий, когда необходимого товара на складе становится мало. Это помогает идентифицировать задержки и проблемы с доставкой, повышает эффективность логистики, а также оптимизирует расходы.

2. Интеграция с другими системами и сервисами

Программа учета — как центральная точка сбора информации из различных систем и платформ. Это облегчает обмен данными и интеграцию между сервисами, что делает управление и анализ более удобными.

Программа учета может автоматически получать информацию о продажах из интернет-магазина, маркетплейса и использовать эту информацию для аналитики и отчетности. Или интегрироваться с почтовыми службами, клиент-банкингом, сервисами массовых рассылок, бухгалтерскими приложениями и т. п.

Например, синхронизация данных с интернет-магазином обеспечивает обновление данных на сайте в реальном времени, ведет учет заказов, фиксирует каждый этап продажи товара — от закупки до оплаты, формирует накладные для дальнейшей отгрузки. Интеграции позволяют делать все в единой системе — в программе учета.

3. Финансовый учет и отчетность

Программа учета — это инструмент, точно отражающий финансовое состояние компании.

Программа предоставляет подробную информацию о продажах и прибыли, что позволяет руководству иметь четкое представление о финансовых показателях бизнеса. Помогает в принятии обоснованных решений по ценообразованию, маркетингу и развитию продуктов, продуктивно работать с клиентскими системами лояльности и скидками.

В программе Торгсофт есть множество детальных финансовых отчетов для анализа продаж, расходов, запасов товара, расчетов с партнерами. Они помогут владельцу или другому сотруднику компании определить суммы себестоимости реализаций, возвратов, сумму скидок, среднюю наценку на товар, оборот, прибыль, рентабельность и прочее.

4. Штрих-кодирование товара

Программа учета обеспечивает точный учет всей продукции, доступной в магазине или на складе, отслеживает каждую единицу товара — от поступления до продажи.

Функция штрих-кодирования упрощает процесс идентификации и отслеживания товаров с помощью маркировки их штрих-кодов. Это обеспечивает быстрое сканирование товаров при приеме на склад, во время инвентаризации или продажах.

Благодаря штрих-кодированию товара можно отслеживать хранение, возврат, резервирование и перемещение товаров между точками. Учет продукции в программе Торгсофт можно вести как по штрих-кодам, так и по артикулам.

5. CRM: управление отношениями с клиентами

Программа учета помогает поддерживать непрерывную связь с клиентами, упрощает процессы взаимодействия и улучшает качество обслуживания.

Встроенная в программу учета CRM-система помогает управлять информацией о клиентах, накапливать данные о них и использовать для планирования маркетинговых действий. CRM может включать инструменты для просмотра историй покупок, фиксации каждого контакта с клиентом, группировки покупателей по разным характеристикам.

6. Мобильный доступ к складу

Программа учета превращает ваш смартфон в мобильный офис, позволяя управлять бизнесом из любого места.

С помощью мобильного приложения можно управлять магазином из любого места. Продавец или товаровед имеет возможность проверять запасы на складе или оформлять заказ клиента, находясь вне магазина.

Мобильное приложение Торгсофт разработано с учетом пожеланий клиентов компании, оно позволяет полноценно вести выездную торговлю, учет товаров без торгового оборудования, просматривать и анализировать итоги продаж, контролировать персонал, вести учет рабочего времени, а также работать с электронными счетами-фактурами для продажи товаров в соответствии с законодательством.

7. Прогнозирование и аналитика в торговле

Программа учета способна с высокой точностью прогнозировать будущий спрос на продукцию и изменения в предпочтениях аудитории.

Подробные отчеты торговли помогают предпринимателю подготовиться к росту или спаду спроса на определенные товары.

В программе учета поддерживается актуальная аналитика по продажам, состоянию склада, размеру среднего чека покупки за период и т. д. Эти данные дают руководителям видение, как адаптировать маркетинговые стратегии и принимать решения на основе последних трендов и изменений в бизнесе.

8. Безопасность данных

Программа учета обеспечивает защиту информации, ограничивая доступ к данным бизнеса.

Системы учета обеспечивают защиту и сохранность конфиденциальной информации о клиентах, продажах, поставщиках, взаиморасчетах с ними.

Специальная опция в программе Торгсофт архивирует базу данных на Google Диск и таким образом уберегает информацию в случаях кражи, мошенничества, сбоя операционной системы, выхода из строя или заражения компьютера вирусами.

Гибкая настройка доступа ограничивает просмотр закрытой информации сотрудниками.

9. Управление скидками и акциями

В программе учета есть возможность настройки скидок и акций для увеличения продаж и ликвидации залежавшегося на складе товара, например:

Акции на период. Вы можете создавать акции, которые действуют в течение определенного срока. Например, распродажа на праздничные дни или акция ко Дню рождения клиента.
Акции на количество — позволяет установить скидку в зависимости от количества единиц товара, которые клиент покупает. Например, скидка на покупку 3 и более единиц.
Акции на сумму. Вы можете настроить скидку от суммы покупки. Например, скидка 10% при покупке на сумму от 50000 тенге.
Акции на один товар позволяет установить скидку только на определенный товар. Например, скидка на конкретный вид одежды или обуви.

Анализ популярности акций поможет определить, какие акции больше всего воспринимаются клиентами и соответственно адаптировать свою стратегию.

10. Торговля в законодательном поле

Программы учета являются надежными помощниками для соблюдения законодательных требований и легализации торговой деятельности.

Электронный счет-фактура (ЭСФ) для Казахстана

Электронный счет-фактура в Торгсофт помогает легализовать торговую деятельность, обеспечивая автоматическую передачу данных о продажах в налоговые органы в соответствии с требованиями законодательства Казахстана.

11. Управление персоналом и учет расчетов

Учетная программа гарантирует точность в расчетах с сотрудниками, партнерами и клиентами, исключая человеческий фактор ошибок.

Управлять персоналом в магазине или на предприятии — это большой объем работы. Если он не автоматизирован, это может привести к непроизводительному использованию времени и ошибкам в начислении зарплат, надбавок; к ухудшению взаимоотношений с работниками.

Торгсофт рассчитывает зарплату продавцам, учитывает сверхурочные, надбавки, почасовую оплату, начисляет процент от проданного товара, связывает продажи конкретных товаров с продавцом и это еще не все.

Специфические функции программы учета

Помимо базовых потребностей, программа учета закрывает сопутствующие задачи бизнеса, в зависимости от его специфики:

Ведет учет материалов и готовой продукции на производстве, автоматизирует технологические процессы, затраты, рабочее время.
Автоматически рассчитывает оптовые цены в зависимости от количества приобретенного товара, индивидуальной скидки для оптовых клиентов.
Осуществляет учет мер и весов для ювелирных изделий.
Определяет метрические характеристики товаров, измеряемые в квадратных и погонных метрах.
Осуществляет прокат товаров, включая учет аренды инвентаря и оборудования, договоров проката.
Оформляет ремонт и гарантийное обслуживание товара, ведет расчеты с поставщиками и другие функции.

По каким критериям выбрать программу учета?

При выборе программы учета стоит учитывать как потребности бизнеса, так и технические особенности софта.

1. Размер торговой сети или магазина

Это отправная точка в выборе программного обеспечения. Выбирайте программу с набором функций, которые будут закрывать текущие задачи, отталкивайтесь от объемов продаж, количества товара и торговых точек, ваших бизнес-целей и амбиций.

2. Цена программы

Программа, которая покрывает все задачи бизнеса, стоит своих денег. Недорогие или бесплатные программы могут показаться привлекательными, но часто они ограничены в функциональности, имеют нестабильную поддержку и обновления продукта.

3. Время и легкость автоматизации

Чтобы переход к автоматизации в магазине или на предприятии прошел легко и не стал сложной задачей, обратите внимание на наличие технической поддержки компании. Желательно, чтобы специалисты имели достаточный опыт в работе с предпринимателями и могли быстро сориентировать в выборе нужных конфигураций для бизнеса. И важно, чтобы настройка и внедрение программы учета не заняли много времени.

В среднем магазин переходит на автоматизированный учет Торгсофт за 1 день, без остановки торговли. При этом персонал может на практике отработать различные рабочие ситуации.

4. Возможности программы и ее обновления

Обратите внимание на наличие разнообразных опций программы, которые были бы нацелены на масштабирование бизнеса: начиная от интеграции с банковскими терминалами и заканчивая созданием интернет-магазина под ключ или возможностью синхронизации с интернет-магазином или маркетплейсами.

5. Наличие тестовой версии программы

Чтобы убедиться, нужна ли вам сейчас учетная система, желательно ее опробовать перед покупкой. Если у компании нет демоверсии или она платная, это свидетельствует о нежелании идти навстречу клиентам и учитывать их потребности.

6. Вариативность приема оплат

Компания заботится о своих клиентах, когда предоставляет множество способов оплат своих услуг. Когда пользователь может выкупить программу за полную стоимость, приобрести ее в рассрочку, взять на определенный срок в аренду, чтобы понять, как она работает.

Помимо вышеперечисленных критериев, на выбор программы учета влияют технические нюансы:

Место использования программы: для стационарных торговых точек нужна программа, которая будет работать на компьютере, ноутбуке или POS-терминале и интегрироваться с оборудованием, например, с принтерами чеков, сканерами штрих-кодов, весами и т. д.
Онлайн и офлайн режимы: важно, чтобы программа могла работать как с интернетом, так и без, с последующей синхронизацией данных, когда интернет-соединение возобновится.
Совместимость с операционными системами: операционная система, на которую настраивается программа, должна поддерживать работу с большим количеством моделей торгового оборудования.
Интеграция с другими сервисами: поддержка работы с Satu.kz и другими локальными сервисами, используемыми в Казахстане.

Все эти требования к программе учета учтены в Торгсофт.