Методика поиска и предотвращения махинаций

К сожалению, нечестные сотрудники встречаются в любом виде бизнеса. В торговле в поисках личной выгоды сотрудники придумывают новые схемы мошенничества, которые, как правило, базируются на уязвимости владельца бизнеса — отсутствие контроля, невнимательность, загруженность.

Виды махинаций продавцов

Финансовые махинации персонала, который непосредственно работает с деньгами.
Спекуляции на дисконтных программах и системах лояльности клиентов.
Кража и подмена товаров сотрудниками складов или продавцами.
Кража и слив информации — передача данных о клиентах, поставщиках, состоянии дел конкурентам или использование в личных целях.

10 инструментов контроля: правила и рекомендации для работы с Торгсофт

Автоматизация значительно упрощает контроль сотрудников, но самостоятельно информировать предпринимателя о неправомерных действиях персонала пока не научилась. Программа — это инструмент, который предоставит информацию для анализа и управленческих решений.

Чтобы контролировать ситуацию и вовремя замечать неправомерные действия персонала, необходимо знать основные правила работы с Торгсофт:

Ограничения ролей

Настройка ролей предназначена для контроля действий пользователей и защиты доступа к информации в Торгсофт. Роль можно настроить под каждого пользователя индивидуально, дать доступ только к нужной форме, режиму, таблице, колонке или действию.

Но даже в таких условиях некоторые сотрудники ищут пути обмана, поэтому программа содержит систему ограничительных настроек и ведет протокол действий пользователей.

Для каждого пользователя — своя роль

Каждому сотруднику должны быть доступны только те действия, которые он регулярно выполняет. Руководствуйтесь правилом: запретить все, разрешить только необходимые функции по должности.

Каждому сотруднику — свой пользователь в Торгсофт

Имя пользователя должно быть четко идентифицируемым, например, Mila, Novikova, но не test, test1, user2. Так будет проще анализировать действия пользователя и сопоставлять их с сотрудником.

Если несколько сотрудников работают одновременно за одним компьютером — включите обязательную регистрацию продавца: сканирование бейджа продавца при каждой реализации или запуск двух Торгсофт для каждого продавца отдельно. Информация о том, кто создавал или изменял документы, записывается в Торгсофт.

Точечный контроль руководителя

Владелец бизнеса должен ориентироваться в бизнес-процессах своих сотрудников. Если предприниматель знает, какие действия и зачем выполняет продавец в программе, то он сможет заметить отклонения от привычной схемы работы.

Контроль действий пользователя по протоколу

Протокол действий пользователя показывает информацию в хронологическом порядке: что пользователь делал с товарными документами, какие формы открывал, изменял или удалял документы.

Если действия сотрудника выбиваются из основного бизнес-процесса, то стоит разобраться — это намеренные действия или сотрудник просто не понимает, как правильно пользоваться программой учета.
В протоколе действий пользователя обращайте внимание на предупреждения о том, что пользователь пытался открыть запрещенные для него формы. Если такие предупреждения встречаются часто, есть вероятность, что сотрудник пытается добыть закрытую для него информацию.

Движение товара

Форма содержит данные обо всех документах перемещения товара с информацией о дате и времени фактического создания документа. Если есть подозрение, что документы созданы задним числом — посмотрите Движение товара.

Журнал изменений документов

Часто заглядывать в этот журнал не нужно, поскольку он регистрирует каждое изменение документа движения товара и содержит очень много абсолютно будничной информации. Но если есть складской документ с некорректной информацией или подозрения, что информацию "незаконно" редактировали, то журнал изменений документов даст полную информацию, кто, когда и что делал.

Журнал изменений настроек

Содержит информацию о изменении критических настроек программы. В спорных ситуациях позволяет точно установить, кто изменил настройки и какое было значение до изменения. Некоторые настройки кардинально изменяют алгоритм расчетов и поведение программы, поэтому часть важной информации может быть утеряна с их изменением.

Финансовый документ

Все факты движения денег отображаются в финансовом документе. Каждый документ имеет порядковый номер, независимо от даты создания. Если у сотрудника есть право проводить финансовые операции задним числом, но регламент работы таких действий не предусматривает, то в финдокументе можно установить сортировку по номеру документа и сразу увидеть, кто и какие документы создавал задним числом. Проведение задним числом — это повод скрыть расходы, незаметно списать деньги, если у сотрудника есть реальный доступ к финансам, например, он рассчитывается с поставщиками услуг, сервисами для обслуживания бизнеса.

Косвенный контроль

Есть режимы, которые могут стать маяками о нелояльности сотрудников. Один из таких режимов — "Регистрация рабочего времени". Если сотрудник часто опаздывает без причины, или также необоснованно остается после работы — это повод обратить на него внимание. Это говорит о том, что сотрудник не лоялен к правилам компании.
Периодически проверяйте документы списания, возврата и учет брака: если у сотрудника есть право списывать товар, то недостача может быть скрыта списанием.

Что делать, если вы обнаружили неправомерные действия сотрудников?

Если есть подозрительные действия в программе или прямая указания на махинации?

1. Сверьте настройки ролей пользователей с их должностными обязанностями. Бывает так, что при первом настроении ролей не всегда есть четкое понимание, что можно продавцу и какие формы должны быть открыты. Поэтому возникают ситуации, когда для сотрудников открыт доступ к "лишней" информации.

2. Проверьте настройки программы. Владелец может быть уверен, что программа строго запрещает, например, продажу в минус, а на самом деле настройка установлена на предупреждение для продавца. Если есть непонятное поведение системы — прежде всего нужно проверить, как она настроена.

3. Уточните у сотрудника последовательность действий. Если результаты работы искажены только у одного пользователя и возникают проблемы с обычными рутинными задачами, то скорее всего причина в неправильных действиях пользователя.
Контролируйте действия поэтапно. Если сотрудник все делает правильно, а "программа ведет себя некорректно" (причем выгодно для продавца), с этой ситуацией нужно разобраться до конца, так как такое поведение может говорить о махинациях.

4. Добавить ограничения. Часто предприниматели, особенно на первых порах ведения бизнеса, чрезмерно доверяют сотрудникам и не ограничивают их роли. Все настройки ограничений в Торгсофт созданы на горьком опыте предпринимателей и призваны не усложнить работу системы, а обезопасить бизнес от потерь. Для кассиров — запрет на удаление товара с реализации без ввода причины, запрет на ручной ввод дисконтной карты, запрет на просмотр суммы в кассе, автоматическая печать чека — это рекомендуемые ограничения по умолчанию.

5. Устранить хаос в бизнес-процессах. Если сотрудникам разрешено отклоняться от строгого алгоритма работы и, например, несвоевременно вводить данные в систему — это может привести к махинациям или утрате информации. Своевременная работа с документами и их закрытие — основа безопасности учета.

6. Автоматизировать то, что еще не автоматизировано. Некоторые сотрудники склонны работать по привычке и делать вручную то, что Торгсофт делает автоматически. Это нужно прекращать.
Продавец вводит скидку вручную? Запретите ввод и создайте промокоды или дисконтные карты на фиксированные скидки. Вводит вес в программу или сумму в банковский терминал вручную — это может привести к потерям от невнимательности и спешки.

7. Не спешить с выводами. Если владелец не может найти гарантированное подтверждение нарушений сотрудника, то лучше обратиться в службу технической поддержки Торгсофт — сотрудники техподдержки знают внутренние алгоритмы программы и, с помощью владельца бизнеса, помогут детально разобраться в причинно-следственных связях.