Управление магазином: как легко контролировать торговлю?

Покупатели выбирают магазины, опираясь на множество факторов, таких как: цена, качество, расположение, ассортимент товаров, наличие программ лояльности, репутация и отзывы, возможность рассчитаться онлайн и т. п. Кроме этого, они обращают внимание на наличие товара на сайте, соответствие цен в офлайн и онлайн-магазинах и соцсетях, быстрое и вежливое обслуживание, оперативную доставку товара.

Отсутствие таких "мелочей" может испортить репутацию самого лучшего торгового бизнеса. На эффективность управления магазина влияет то, как предприниматели способны наладить качественную и бесперебойную работу по обслуживанию клиентов. Это достигается, в частности, благодаря автоматизированному управлению и учету товаров.

Зачем автоматизировать магазин?

Автоматизация магазина помогает упорядочить работу с большим количеством товаров, позволяет предпринимателям контролировать свой бизнес из любого места, давать задания своим работникам и анализировать, как идет торговля. 

Автоматизация в ритейле достигается за счет использования технологий для улучшения и упрощения управления бизнесом. Один из инструментов — программное обеспечение для розничной торговли, которое ведет складской, финансовый и управленческий учет. 

Системы учета помогают владельцам магазинов, торговых центров и складов:

• обеспечить упорядоченную и стабильную работу торговых сетей;
• заменить ручной труд, уменьшить рутину;
• снизить вероятность ошибок в учете товара, продажах, расчетах с поставщиками и сотрудниками;
• улучшить качество обслуживания в магазине, чтобы клиенты получали товар быстро и без задержек;
• упорядочить процесс поставки продукции на склад и ее распределения по точкам;
• защитить бизнес от махинаций и краж;
• создать систему мотивации персонала; 
• высвободить время руководителя для развития бизнеса; 
• продавать товары на разных онлайн-площадках, увеличивая прибыльность;
• создать экосистему порядка в управлении бизнесом.

Программа для автоматизации магазина Торгсофт позволяет предпринимателям автоматизировать работу магазина комплексно: от производства, закупки товара до реализации, анализа торговли и прибыли. 

Режимы программы охватывают все аспекты розничной и оптовой торговли: товароведение, складской учет, продажи, работу с клиентами, партнерами, сотрудниками, маркетинг, финансовый учет, анализ результатов торговли и т. п.

9 полезных опций программы для управления магазином

Чтобы достичь поставленных целей, прежде всего нужно систематизировать внутренние бизнес-процессы. Организационная структура управления магазина состоит из таких направлений. 

№1. Контроль за движением товаров

Основные проблемы владельца магазина — неактуальное состояние склада, несоответствие цен, ручное перемещение товаров между торговыми точками, длительные переучеты.

Типичная ситуация: владелец небольшого розничного магазина аксессуаров для электроники закупает один и тот же товар несколько раз, не зная, что он уже есть в запасе. В результате товар накапливается в избытке и просто занимает место в магазине или на складе. По оценкам Торгсофт, такие регулярные дозаказы могут стоить бизнесу от 50 000 до 2 000 000 тенге.

Программа учета контролирует все процессы в торговле и отражает реальное положение дел.

Другая ситуация: товар, который не оприходуется или вписывается вручную в тетрадь, может быть в недостаче в самый неподходящий момент. Особенно это критично накануне праздничных распродаж, когда на ходовую продукцию повышается спрос. В случае с интернет-магазином несоответствие состояния товарных позиций на складе и на сайте может оттолкнуть клиентов и навредить репутации магазина.

Учетная система показывает, сколько продукции в наличии, какой товар заканчивается, что нужно быстро заказать у поставщика. В программе можно запретить заказывать неактуальные позиции или все товары у поставщика, с которым вы больше не сотрудничаете. 

Программа учета Торгсофт позволяет:

• Создать приходные накладные товаров и вносить изменения в них.
• Настроить категории товаров: вводить название, количество, цену, артикул, фото, цвет, производителей и другие характеристики.
• Добавить штрихкод для товара.
• Импортировать товар из Excel файлов.
• Оприходовать товар в валюте.

Переучет товара можно провести в удобное время — магазин закрывать не нужно.

№2. Управление финансами

Сколько денег на балансе? Какое количество средств в свободном распоряжении владельца? Какую сумму ежемесячно необходимо тратить на содержание бизнеса? Сколько необходимо заплатить сотрудникам? Сколько в итоге заработал магазин или торговая сеть в целом?

Часто случается так, что у предпринимателя нет точных ответов на один или все эти вопросы, а управление финансами происходит абсолютно интуитивно.

Представим, вы продаете листовки и получили заказ на 500 000 тенге. Из этой суммы вам нужно выделить 100 000 тенге на разработку макета, 150 000 — на изготовление листовок и 50 000 — на премию дизайнеру. Кажется, что ваш заработок составил 200 000 тенге. Однако вы не учли дополнительные расходы: на рекламу, аренду, доставку и оплату курьеру, который доставил листовки. В результате фактическая прибыль может оказаться значительно ниже ожидаемой.

Если у вас ведётся компьютеризированный учёт расходов и доходов, подобных ситуаций не будет возникать. Для управления финансами необязательно находиться в магазине: следить за процессом можно со смартфона. 

Программное обеспечение для магазина Торгсофт: 

• покажет объем выручки за период, 
• спрогнозирует прибыль с учетом расходов на бизнес и на маркетинг: закупку товара, мебели, оборудования, оплаты коммунальных услуг, налогов, аренды и прочее,
• рассчитает различные варианты зарплат продавцам, 
• предупредит возможные убытки,
• принимает оплаты наличными и безналичными,
• фиксирует взаиморасчеты с поставщиками,
• отслеживает оборот средств по всем кассам за день, месяц или любой другой период. 

В Торгсофт есть удобный функционал для учета денежных операций, инструменты анализа финансовой деятельности компании. 

№3. Оптимизация и масштабирование бизнес-процессов

Функционал программы Торгсофт реализует практически любой замысел предпринимателя — от управленческих решений и учета до развертывания бизнеса и выхода на новый уровень прибыли.

Для управления магазином приходится использовать десятки сторонних сервисов: искать товар в Excel, проверять заказы в личных кабинетах Kaspi и Satu.kz, записывать контакты с клиентами в CRM, заходить в кабинет Kazpost для отправки посылок, продавать фискальные товары через приложение налоговой "e-KKM", отправлять напоминания о поступлении нового товара в WhatsApp. Однако так не всегда удобно, особенно когда заказов и контрагентов много.

Все эти функции объединены в Торгсофт. Из одной программы предприниматель может делать все:

• вести учет склада,
• торговать на маркетплейсах,
• оформлять посылки,
• синхронизировать данные с интернет-магазинами, Kaspi, Satu.kz, бизнес-сервисами: Kazpost, WhatsApp, Halyk Bank, Kaspi Bank, Google Drive, 1C, Казпочта, Art-Отчет, Binotel, Хорошоп, Turbosms, AlfaSMS и др.,
• фиксировать контакты с клиентами, этапы продаж, специфические условия и скидки в CRM-системе,
• продавать фискальный товар через e-KKM: генерировать электронные чеки и передавать отчетность в налоговые органы,
• удаленно управлять бизнесом через мобильное приложение,
• принимать различные способы оплаты благодаря подключению банковского терминала,
• автоматизировать документооборот — отправка договоров, счетов и коммерческих предложений,
• подключить IP-телефонию Binotel,
• отправлять массовые рассылки и прочее.

Например, в период отключений света и перебоев со связью многие клиенты Торгсофт отпускали продавцов и управляли интернет-торговлей в офлайн-режиме, установив лицензию "Торгсофт-Гибрид" на ноутбук. Предприниматели вели учет и продавали товары, печатали фискальные чеки, просматривали товары на складе. А после восстановления связи - данные на торговой точке синхронизировались с главной базой на сервере. 

Управление сотрудниками

Управлять двумя-тремя сотрудниками можно и вручную. Но когда их больше — сложно удержать в голове, кто заболел, кто отпросился по семейным обстоятельствам, кто опоздал. Потом надо учесть оплату за пропущенные дни, сокращённые смены, не забыть начислить больничные и отпускные.

Программа ведет табель рабочего времени, регистрирует приход сотрудников на работу, учитывает переработки, сверхурочные, надбавки, почасовую оплату.

Торгсофт поможет и с мотивацией продавцов: установит план продаж, начислит процент от проданного товара, свяжет продажи конкретных товаров с продавцом, учтет работу каждого продавца или команды.

№4. Защита от махинаций

Кражи и махинации сотрудников наносят ущерб любому бизнесу. Среди распространенных злоупотреблений: продажа товара мимо кассы, присвоение скидок и бонусов, подмена товара, невыдача чека.

Часто продавцы прибегают к незаконным махинациям из-за слабого учета. 

Многие из них сопротивляются автоматизации, так как знают, что программа разоблачит их нарушения и таким образом заставит десять раз подумать, прежде чем украсть.

Типичный пример автоматизации управления интернет-магазина: клиент заказывает в магазине велотоваров защитный шлем по полной стоимости с самовывозом и оплатой наличными, продавец применяет к заказу скидку постоянного клиента, разницу в цене кладет себе в карман. Вопрос затрагивает не только внутренние махинации, но и законность продаж, если магазин не выдает фискальные чеки. 

Программа для розничного магазина фиксирует все действия продавца. Он не сможет не выдать чек, применить скидку другому клиенту или просто взять на какое-то время деньги из кассы.

В Торгсофт сотрудникам можно давать разные права доступа к системе учета, в зависимости от должности. Им можно ограничить пользование режимами, например, контролем расчетов с контрагентами, основными финансовыми отчетами и т.д. 

№5. Привлечение и удержание покупателей

Предприниматели вкладывают много денег в оформление физического магазина или шоурумов, товарную выкладку, наём и инструктаж сотрудников, чтобы "понравиться" покупателю. Это важно, но этого недостаточно. Среди двух примерно одинаковых магазинов покупатель выбирает тот, где обслуживают быстрее, товар немного дешевле, есть привлекательные условия — регулярные скидки или приятная бонусная программа.

К примеру, клиентка Елена предана одной торговой марке белья, она время от времени делает заказ в магазине, но взамен не получает ничего — владельцы уверены, что одного их товара достаточно для стабильности спроса. И однажды появляется новый конкурент, у которого также неплохого качества белье, однако за каждую покупку пользователь получает благодарность. Это может быть или скидка на следующий заказ или добавленная мелочь в посылку. Елена решает заказывать товары в новом магазине, потому что он еще и поздравляет с Днем рождения. 

Автоматизация в магазине сокращает время расчета на кассе и делает покупку комфортной и безопасной для покупателя. Кроме этого, программа для розничного магазина помогает систематизировать процесс привлечения новых покупателей: устанавливает условия акций и программ лояльности, внедряет продажи через дисконтные и бонусные карты, подарочные сертификаты и т.д. 

№6. Анализ результатов торговли

Не все владельцы бизнеса способны спрогнозировать тренды и предугадать покупательский спрос: вовремя привезти то, что будут покупать. Без аналитики предприниматель может ошибаться, какой товар хорошо продается.

Анализ информации о результатах торговли поможет сделать выводы, что лучше продаётся, отследить сезонность, обеспечить наличие товара на складе.

В этом помогут 5 отчетов Торгсофт для бизнеса, которые предприниматели используют чаще всего:

✓ ABC XYZ анализ,

✓ товарный отчет за период,

✓ анализ реализации по видам товаров,

✓ анализ покупок клиентов,

✓ анализ интенсивности продаж.

Например, владелец книжного магазина уверен, что самый популярный товар — детская литература, а если проанализировать продажи, становится понятно, что больше прибыли приносят кулинарные книги.

№7. Систематизация бизнеса

Бизнес, где все держится на энтузиазме владельца, нельзя назвать системным. Когда предприниматель боится делегировать и не доверяет сотрудникам, то вынужден делать все сам. Работа нередко заканчивается после полуночи, рутина повторяется ежедневно и гасит предпринимательский пыл.

Задача программы — вытащить предпринимателя из бесконечного процесса принятия решений, дать возможность опираться на цифры, а не на слова сотрудников, делегировать бизнес-процесс без опаски.

Если владелец интернет-магазина хочет уехать в отпуск, ему надо убедиться, что клиентов обслуживают не хуже, чем при его активном участии. В программе можно удаленно проконтролировать выписку счетов, оплаты от клиентов, соблюдение сроков отправки посылок и общение менеджеров с клиентами.

№8. Управление разными масштабами бизнеса

Торгсофт — универсальная система учета товаров, адаптированная к потребностям как маленького магазина, так и целой торговой сети. Компания предлагает лицензии для разных видов бизнеса: Старт — для небольшого магазина, Ультра — для магазина со многими кассами и интернет-магазинов, Терминал — для автоматизации торговой сети. Кроме того, вы можете бесплатно использовать программу в течение месяца для ознакомления и настройки.

Программа для управления магазином — это мультизадачный и универсальный помощник предпринимателя. Ей не надо платить зарплату, у нее не болит голова и она не уходит в декрет. Это ваш бессменный сотрудник, который точно выполняет поставленные задачи и помогает принимать правильные управленческие решения для развития бизнеса.